Định nghĩa về hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là một hình thức thanh toán điện tử. Phương pháp lập hoá đơn điện tử được sử dụng bởi các đối tác kinh doanh, chẳng hạn như khách hàng và nhà cung cấp, để trình bày và kiểm tra các tài liệu giao dịch giữa nhau và đảm bảo các điều khoản của thỏa thuận thương mại của họ được đáp ứng
Có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử không
Hiện tại chưa bắt buộc, nhưng Doanh nghiệp nên chủ động chứ chờ đến lúc bắt buộc thì sẽ không có thời gian để làm tốt các giải pháp đâu. Em tham khảo các đối tượng sau:
- Đối tượng 1: Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh đang sử dụng HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế trước ngày 01/01/2018 (là ngày dự kiến ban hành nghị định mới) theo hướng dẫn của Bộ Tài chính thì tiếp tục sử dụng HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế từ ngày 01/01/2018
- Đối tượng 2: Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh thuộc đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 01/01/2018 thực hiện chuyển đổi để sử dụng HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ của doanh nghiệp hoặc HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ có mã của cơ quan thuế từ ngày 01/07/2018;
- Đối tượng 3: Tổ chức kinh doanh có mã số thuế đang sử dụng hóa đơn giấy in từ hệ thống máy tính trước ngày 01/01/2018 nhưng không sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi để sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế từ ngày 01/07/2018;
- Đối tượng 4: Các doanh nghiệp vi phạm về quản lý, sử dụng hóa đơn; doanh nghiệp có rủi ro cao về việc chấp hành pháp luật thuế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; Đối tượng 5: Doanh nghiệp mới thành lập nếu không sử dụng HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ của doanh nghiệp, không mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì sử dụng HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ có mã của cơ quan thuế trong thời gian 06 tháng. Hết thời gian 6 tháng doanh nghiệp chuyển sang sử dụng HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ của doanh nghiệp hoặc HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ có mã của cơ quan thuế thông qua T-Van;
- Đối tượng 6: Doanh nghiệp vừa và nhỏ ở vùng khó khăn, đặc biệt khó khăn nếu không sử dụng HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ của doanh nghiệp thì được cơ quan thuế hỗ trợ để sử dụng HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ có mã của cơ quan thuế
- Đối tượng 7: Các hộ kinh doanh cá thể theo lộ trình của Bộ Tài chính. Theo đó, giao Bộ Tài chính hướng áp dụng HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ có mã của cơ quan thuế hỗ trợ để sử dụng HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ có mã của cơ quan thuế
- Đối tượng 8: các tổ chức không phải là doanh nghiệp, hộ gia đình và cá nhân không kinh doanh nhưng có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ cần có hóa đơn để giao cho khách hàng thì cơ quan thuế dịch vụ cấp lẻ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ có mã của cơ quan thuế. Về cơ bản Hóa đơn điện tử của bên mình sử dụng giống như cách dùng hóa đơn giấy của bên mình thôi.
Lợi ích được gì khi sử dụng hóa đơn điện tử Viettel
- Với người bán, doanh nghiệp (Bên xuất hóa đơn): Giảm chi phí sử dụng, quản lý và bảo quản hóa đơn so với hóa đơn giấy tối thiểu 40%. Không lo mất hóa đơn giảm thiểu rủi ro về thuế trong lĩnh vực hóa đơn do hóa đơn điện tử được lưu trữ trên các thiết bị an toàn và bảo mật. Tăng cường an toàn trong lưu trữ, giảm thiểu thời gian tìm kiếm, tra cứu lại các hóa đơn cũ, tránh thất lạc. Không mất thời gian lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC2/AC) như hóa đơn giấy. Đẩy nhanh thủ tục thanh toán do việc phân phối hóa đơn đến người mua nhanh chóng. Với người mua (Bên nhận hóa đơn): Yên tâm không lo gặp phải nhận hóa đơn giả. Không lo bị mất, thất lạc hóa đơn vì người mua có thể dễ dành lấy lại hóa đơn đã bị thất lạc.
1. Các bước xử lý hóa đơn điện tử đã lập nhưng bị sai sót
Xử lý những sai sót: Sai số lượng hàng hóa, đơn giá, mức thuế xuất…. của hóa đơn điện tử không có gì phức tạp, kế toán xử lý những sai sót đó tương tự như xử lý Hóa đơn giấy. Nhưng so với hóa đơn giấy doanh nghiệp phải làm thủ công thì việc xử lý sai sót hóa đơn điện tử có sẵn các mẫu biên bản ngay trên phần mềm, kế toán xử lý và gửi trực tiếp trên phần mềm. 1.1. Xử lý hóa đơn có sai sót sau khi cấp mã của Cơ quan Thuế – Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế chưa gửi cho người mua có phát hiện sai sót. Xử lý sai sót như sau: Bước 1: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót Bước 2: Người bán lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. – Trường hợp có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua có phát hiện sai sót. Xử lý sai sót như sau: Bước 1: Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót hoặc thông báo về việc hóa đơn có sai sót (nếu sai sót thuộc trách nhiệm của người bán) và người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP Mẫu số 04: Thông báo hủy hóa đơn điện tử – Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP Bước 2: Người bán lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
ĐƠN VỊ KẾ TOÁN PHẢI LƯU TRỮ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ TỐI THIỂU 5 NĂM
Mới đây, Cục Thuế Hà Nội đã có công văn số 63227/CT-TTHT trả lời về quy định lưu trữ hóa đơn điện tử đối với bên bán, bên mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Cụ thể theo Cục Thuế Hà Nội, Điều 35, Nghị định 119/2018/NĐ-CP hướng dẫn trong thời gian từ ngày 1/11/2018 đến ngày 31/10/2020, các Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ vẫn còn hiệu lực thi hành, các đơn vị thực hiện và quản lý hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC. Bên bán, bên mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (đối với trường hợp được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử) có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật dụng mang tin (Ví dụ: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc kế toán có thể thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử theo quy định. Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định của Luật Kế toán, với thời gian lưu trữ tối thiểu 5 năm (Điều 8, Nghị định 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn Luật Kế toán). Theo quy định, hóa đơn điện tử lưu trữ phải thể hiện tính chính xác tuyệt đối nội dung, mẫu hóa đơn so với hóa đơn gốc. Hóa đơn điện tử được lưu trữ phải được thực hiện theo trình tự chặt chẽ, có đầy đủ các thông tin về ngày, giờ, người khởi tạo khi tiến hành khởi tạo và thiết lập theo đúng quy định. Liên hệ: Zalo 0868 623 383 cung cấp hóa đơn điện tử chuyên nghiệp
